让你保持长期高效的7条法则(下)_详细解读_最新资讯_热点事件

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编者按:现代社会过多的诱惑给学习和工作都带来了干扰,效率已成大问题。网上介绍了许多种效率系统,却不一定适合你。建立一套自己的效率系统,并适时调整,才能保持长期的高效,希望本文提供的方法能为你的系统锦上添花。文章译自Medium,作者Scott H. Young,原标题7 Rules for Staying Productive Long-Term。本文分为上下两篇,此为第二篇。

延伸阅读:让你保持长期高效的7条法则(上)

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法则4:一个好的效率系统不应该只让人“感到”高效。

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这个需要解释一下。简而言之, 以“感觉有效”而不是以“真的有效”为目标有着双重问题:

  • 感觉是由相对反差来定义的,没有绝对的衡量标准。当你完成的工作比平时多的时候,你会感到更有效率。但是,如果你成功地养成了提高工作效率的习惯,那么此时,“正常”的定义就会改变。依赖于“感觉高效”,你就会变得像一台停不下来的跑步机,如果你不能持续做得比“正常情况”更好,你就会觉得自己是个失败者。

  •  “感觉有效”常常与“感觉努力”联系在一起。这会导致在你开始使用新系统时花费大量精力,完成很多工作,然后在无法维持时感到失望。

一个好的效率系统,在正常工作时,应该是什么都感觉不到的。它应该只是你日常生活中看不见的一部分。如果它非常显眼,那么它可能还不是一种习惯,或者说它正在以它本不应该有的方式与你生活的某些部分产生摩擦。

如果你没有“感觉”到更高效,那怎么判断你的效率呢? 答案显而易见,与不使用系统相比,使用系统时应该会帮你完成更多的工作。但即便如此也会误导你,因为在短期内,你很可能只是一直非常努力地工作,然后把自己弄得筋疲力尽。

评估你系统更好的且长期有效的答案应该是,当你回顾上一个季度、上一年或过去十年的系统使用情况时,你发现已经创造了很多有意义的成果。 如果情况如此,那么系统在“每周”或“每天”这种程度上的感受就完全无关紧要了。

法则5:如果你的工作改变,系统也应该跟着改变。

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对于一些人来说,工作会始终如一,不需要重大改变。只要坚持使用同一个系统,就会得到你想要的结果。

但对我来说,我发现随着我尝试做的事情发生巨大变化时,我经常需要用和之前很不一样的方法来处理事情:

1.在大学里,我经常依赖于“每周/每日目标法”。我的工作大多是一套非常具体和墨守成规的任务,而且需要完成这些任务才能掌握全局。

2. 在麻省理工学院的挑战赛期间,任务本身会更大、更模糊。我每天的目标应该是 “每天解决课堂上的问题”。在这种情况下,设定固定的工作时间更有意义,这样我就可以在需要的时候集中精力,同时也给自己放松的时间。

3.在“不说英语的一年”(the Year Without English)挑战项目中,我有自己设定的核心任务,就像麻省理工学院挑战赛一样。但我也有专门的习惯来完成一些小任务,比如使用抽认卡(学习语言)或者听一些超出我正常工作节奏的播客。这帮我捕捉并利用了一些空闲时间。(注:“不说英语的一年”是作者用一年旅行的时间完成的一个挑战项目,去到四个不同的国家或地区,挑战一整年不说英语,只说当地语言。)

4.在写我的书时,“深度工作时间”是必不可少的。我还有其他的工作要做,所以我为这些事情列了一个待办事项清单。留出整个上午用于研究和写作意味着我可以做完很多事情。把这件事放在首位,也让我不会以其他工作为借口而不做艰苦的研究或写作,从而避免拖延。

5.当我不得不为我的书做推广时,我的日程安排就像一块瑞士奶酪,每天最多要参与五个播客的录制。 在这种情况下,按日历进行的方法让我将任务安排得更有意义,否则很难决定什么时候是处理事情的最佳时间。

我系统的一些特性很少改变。例如,我几乎总是使用一个日历和每日待办事项清单。但是,当我有不同类型的项目时,对我来说,适应一个新系统比顽固地试图把所有东西都放入一个单一的系统中更能成功。

法则6:始终根据你的基准来衡量(而不是别人的)。

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如果你曾经评估过一个效率系统,正确的衡量方法应该是“我比一周/一个月/一年前做得更多了吗?”相反,如果你问自己:“我离完美的工作效率还有多远?”或者更糟:“和某某人相比,我的工作效率如何?”你会过得很不开心的。

理想工作效率的“暴政”是一个主要问题。在我的课程中,我曾与一些学生合作,他们成功地建立了一个项目,并且一直在朝着这个项目前进。然而,当我问他们做得怎么样时,他们抱怨说,他们仍然认为自己的工作效率不够高。

但是,多高才算够呢?

对于你当前的目标或环境来说,效率肯定是不够的。如果我在功课上落后了,或者没能在截止日期前完成任务,那可能会让我反思。

但另一方面,人们有一种错误的倾向,那就是用一些理想的标准来衡量自己。将你自己与理论上的可能性进行比较,而不是与你自己过去的结果进行比较。如果你比以前完成了更多的工作,那么这个系统就是成功的。如果你没能无休止地连续工作16个小时,这并不能被视为失败。

法则7:知道一个系统并不能为你的工作带来意义或动力。

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一个系统只能引导你已经拥有的动力和使之成形,而不能给你你还没有的动力。

有了正确的效率系统,让你感觉痛苦的工作不会神奇地变得令你兴奋。充其量,它能变成一件可以忍受的苦差事。

许多效率上的失败,从根本上说,是生活中更深层次的意义和使命问题。如果你把时间花在你讨厌的工作上,如果你正在学习的专业是被迫,而不是自由主动选择的,如果你理想的工作变成了一场噩梦,那么没有任何效率系统可以解决这个问题。

你的热情更自然,效率系统就会更好地运行。它们就像一个透镜,放大和引导你已经拥有的漫射能量。因此,那些想要通过效率系统获得成功的人已经找到了他们工作的意义和动力。他们有着雄心壮志,而且认识到了有效完成工作是实现目标的必要条件。

译者:Yoyo_J