“向上管理”的7个最佳实践:如果管理你的老板?_详细解读_最新资讯_热点事件

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:向上管理,即在工作中为了让公司、上司以及自己取得更好的结果而下意识地配合上级一起工作的过程。这篇文章,原标题是Managing Up: 7 Best Practices for Guiding the Boss,作者Scott S. Bateman在文章分享了向上管理的7个最佳实践方法,希望对你有所帮助。

图片来源:pexels.com

管理者不仅要做好向下管理,他们还要学会向上管理。在职业生涯中,学习如何做好向上管理,也是一项重要的职业技能。

向下管理,主要涉及的是管理者跟直接向他们汇报的下属打交道。向上管理,则强调的是在面对老板时的工作方式方法。

高效的中高层管理者,都希望他们的老板能够根据准确、及时和高质量的信息,做出正确的决策。他们希望在相互理解、包容观点以及尊重异见的基础上,与老板建立稳固友好的职场关系。

达娜·鲁斯马尼埃(Dana Rousmaniere)在《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)发表的文章中写道,“你需要去预测老板的需求,这是我们从最优秀的总裁助理身上学到的宝贵一课。如果你希望老板认同你的想法,那你就需要了解老板的‘喜好’。不可避免的是,问题总会出现。不过,懂得通过正确的方法,将这个问题呈现给你的老板,则可以帮你驾驭棘手的局面。”

员工常常认为,其在工作中的行为和表现,需要其上司来提供全方位的指导。从这种狭隘的观点来看,领导力只是与老板有关。

然而,事实并非如此。有时候,员工也可以反过来指导老板。下级指导上级的做法,也是学习如何做好管理的方法之一,它也有助于上级对你工作的认可,促进你在职场中的进一步发展。

向上管理的7种最佳实践

针对如何有效地学习向上管理这个问题,你可以通过以下7种最佳实践方法:

  1. 在“过量”和“不够”之间找到合理的平衡

  2. 沟通交流方式一定要尽量保持简洁

  3. 分享重要的好消息

  4. 诚实谨慎地分享坏消息

  5. 较劲一定要分清场合

  6. 避免抱怨和批评其他员工

  7. 归类整理所有重要信息

1. 在“过量”和“不够”之间找到合理的平衡

微表情,是一种持续时间极其短暂的面部表情。我曾经有一位老板,他的微表情告诉我,我去他办公室汇报工作的次数过于频繁。结果,我就及时停止了这种做法。然而,后来我又因为工作沟通的次数不够,再次被老板点名批评了。

幸运的是,最后我在这两者之间找到了恰当的平衡点。

我之前还有一位老板。当我每次走进他办公室时,他的微表情似乎总是透露出一丝不乐意。随后我了解到,他可能更希望个人在办公室里独处,因为他需要做的事情太多了。于是,我就尝试通过写邮件和备忘录的方式与他沟通,而不是亲自去办公室当面沟通有关重要信息。

2. 沟通交流方式一定要尽量保持简洁

管理者的级别越高,任何级别的员工在沟通工作中,就越需要跟他们传达更简洁有用的信息。中高层管理者在面对海量信息时,必须要筛选大量信息,把注意力集中在最有用和最重要的内容上。他们不希望在已知信息的基础上,被海量杂乱信息所干扰。

作为下属,在当面沟通、发送电子邮件、打电话或者写备忘录的时候,务必做到言简意赅。此外,还必须根据老板的喜好,调整有关工作汇报的频次。

有的老板可能想要获得更多的信息,但有的老板刚好就相反。不过,想要更多信息的老板,肯定也希望他们能够收到最简洁的内容。

3. 分享重要的好消息

缺乏安全感的员工,总是倾向于跟上司分享所有的好消息。一个在时间管理方面有很大挑战的上层管理者,肯定不希望了解所有的好消息。

对于一些不重要的好消息,你可以在沟通对话结束之际稍微提及。至于非常重要的好消息,那你就不应该有所犹豫,要在第一时间跟上司分享。

4. 诚实谨慎地分享坏消息

无论对谁而言,大家可能都不愿意跟上司分享坏消息。毕竟,如果要追责的话,总有人会承担相应的后果。然而,如果你选择不分享坏消息的话,这也是一个非常糟糕的主意。

因此,在向老板分享坏消息之前,一定要仔细思考该说些什么内容,如何去表述这个坏消息,并提出可以采取的改善措施,从而将负面影响控制到最低。隐藏或者扭曲重要的事实,只会导致上司对你的不信任。

5. 较劲一定要分清场合

下属如果想要在某个问题上跟老板较劲的话,一定不要忘记“二八原则”。所谓二八原则,即如果老板出现错误,并且有关分歧不大的时候,在80%的情况下,下属都应该尝试稍微将老板引向相反的方向。

至于另外20%的情况下,特别是涉及重大问题时,员工就应该在尊重老板的基础上,坚定不移地提出反对意见。当然,大家肯定都不希望经常出现这种情况。

不过,一些具有严重法律或道德后果的事情则需要特别对待。在这些情况下,员工应该结合逻辑、证据和诚信等因素,尽可能全面坚定地予以回击。

鲁斯马尼埃写道,“当然,有时候老板的意见肯定与你不一致,这也没关系,只要你能够懂得通过尊重及富有成效的方式去表达你的反对意见就行。”

6. 避免抱怨和批评其他员工

领导者和管理者都是公司花钱雇来解决问题的,即便这个领导者是中层管理者,或者哪怕是基层员工,也不会改变这一事实。在涉及某位管理者的冲突时,只有当下属在解决冲突过程中已经尝试过解决冲突的各种可行方案过后,才有必要让老板知道这一冲突问题。

毕竟,这实际上也算是一种坏消息(见上一条),员工或管理者应该想好如何跟老板分享这则信息。在这一过程中,要保持看待问题的客观性,把重点放在行为、问题或当下情况上,而不是某个人身上。

7. 归类整理所有重要信息

一定要把最重要的信息归类整理起来,务必要注明日期。信息整理可以通过传统的纸质形式归类整理,也可以通过电子文档的方式来整理。

如果某个问题非常重要的话,最好打印一份,摆放在老板的办公室桌面。

对于上层管理者而言,由于每天可能会接触过量的信息,因此,他们有可能会忘记这份文件,甚至可能会忘记关于这个问题相关的讨论。因此,在这个情况下,注明日期的已归档文件,就相当于是一份保险,有助于员工做好后续工作的跟进与落实。

图片来源:pexels.com

不懂得向上管理的潜在风险

管理者可能会因为信息流中的缺陷而做出错误的决策。其中,主要的缺陷包括以下这5种情况:

  • 员工可能会扭曲事实以博得喜爱。

  • 员工可能会遗漏关键的信息。

  • 初入职场的新员工可能会散播错误或未经证实的谣言。

  • 员工可能会在某件事情上意气用事。

  • 员工可能会误解某个信息,并进一步分享这一误解信息。

最终的结果就是,从员工或管理者转呈至上级领导者的信息都可能存在被扭曲的事实。这一结果,会直接影响管理者的决策,有的甚至会对公司发展和员工自身都产生有害的影响。

理性、开放、客观的员工,无论是基层员工,还是有一定管理职责的员工,可以学习如何控制转呈至高层管理者的信息流。对于任何希望做好向上管理的人来说,这可能都算是一种权力的体现形式。

一旦员工能够了解这种权力后,他们就可以根据自身性格或者工作安全程度,将它应用于各种目的。这其中,既有好的,也肯定有不好的。

在我40余年的管理工作和咨询生涯中,我见过一些自私自利的员工,他们会为了自己的利益而扭曲事实。虽然他们暂时可以“逍遥法外”,但不可能一直都这样。如果他们能够懂得有效地向上管理,那他们必然会做得更好。

鲁斯马尼埃写道:“也许最应该掌握的技能,就是去学会如何成为真正的帮手。毕竟,向上管理并不等同于拍马屁。”

译者:俊一